Comment surmonter les problèmes de planification et d'approvisionnement en matériel dans la construction de soins de santé

David Sénior

Crédit Jonathan Tadiello | La norme d'image

La chambre polyvalente des patients, bien en vue du poste des infirmières à proximité, comprend des sièges durables et des unités de rangement où les jeux et les articles d'activité peuvent être conservés.

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Les couleurs apaisantes et l'accès à la lumière naturelle contribuent à un environnement apaisant.

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Les aires de repos et les unités de stockage sont situées dans les murs du couloir.

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Un thème de plage a été choisi par le personnel clinique, qui a guidé la sélection des couleurs et des produits, et a été souligné par l'introduction de plusieurs grandes murales.

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Auparavant caché, le poste des infirmières est maintenant bien en vue dans le couloir ouvert.

Dans de nombreuses régions des États-Unis, la demande d'espace dans les établissements de traitement de la santé mentale dépasse de loin la disponibilité. En fait, dans le Massachusetts, selon un rapport de février 2022 intitulé "Estimating Psychiatric Bed Shortages in the US" dans JAMA Psychiatry, "des centaines de patients ont été mis sur liste d'attente pour des lits d'hospitalisation de courte durée en psychiatrie".

L'ancien gouverneur du Massachusetts, Charlie Baker, a lancé un appel urgent pour davantage de soins de santé mentale en hospitalisation pour tous les âges en 2022. En réponse, la Cambridge Health Alliance (CHA) a lancé un plan ambitieux pour une série de rénovations. Le plan a commencé par la consolidation et l'expansion de ses programmes pour enfants et adolescents, ainsi que par l'ajout de lits pour adultes indispensables sur son campus de Somerville, dans le Massachusetts.

L'effort comprenait le déplacement de l'un de ses programmes pour enfants d'un étage de son campus de Cambridge, ouvrant des opportunités pour un nouveau programme de santé mentale pour adultes hospitalisés de 7 800 pieds carrés.

L'organisation de soins de santé a passé un contrat avec Lavallee Brensinger Architects (LBA; Boston) pour concevoir l'installation de Somerville. Au fur et à mesure que cet espace plus grand était conçu et construit, l'équipe de LBA rencontrait régulièrement la direction de CHA et l'équipe clinique pour discuter des options pour l'unité de traitement qui sera bientôt libérée à Cambridge.

L'unité existante n'avait pas été rénovée depuis de nombreuses années et devrait intégrer les codes les plus récents et les meilleures pratiques pour un programme de santé comportementale pour adultes hospitalisés. Afin de répondre à la demande croissante pour ces services, chaque phase du projet s'est vu accorder un échéancier serré lié aux besoins anticipés des communautés et à la disponibilité des fonds.

La demande exigeait que l'équipe de conception et de construction dispose d'un personnel dédié qui se concentrerait spécifiquement sur cette série de projets. En règle générale, pour un programme d'hospitalisation pour adultes de cette ampleur et de cette complexité, environ huit mois seraient prévus pour la conception et la documentation, suivis de six à neuf mois supplémentaires de construction.

Ce projet, du début à la fin, a permis un peu plus de neuf mois jusqu'au jour de l'ouverture. Il n'y avait pas de temps à perdre.

Ce projet de rénovation d'un étage a nécessité l'éviscération de 50 % du dernier étage d'un hôpital entièrement opérationnel. Les salles de bains ont également été entièrement vidées pour incorporer des installations résistantes à la ligature, de nouveaux revêtements de sol, de la plomberie, de l'éclairage, des accessoires et des finitions mises à jour.

La direction de CHA et l'équipe de conception de LBA se sont immédiatement mises au travail pour identifier un partenaire de construction qui pourrait réaliser le projet spécialisé dans un court délai. Columbia (North Reading, Mass.) avait une expérience approfondie des centres de traitement de la santé mentale et savait également comment mettre sur pied un plan de construction complet à court préavis.

Pour accomplir ce calendrier spécifique, le processus de préconstruction standard de Columbia - lorsque les matériaux et les produits sont généralement identifiés et commandés et que les plans sont examinés et révisés - a dû être considérablement compressé.

N'ayant pas le temps de planifier à long terme, les équipes de Columbia et de LBA ont réuni le client et tous les sous-traitants MEP de conception/construction pour une exploration abrégée mais informée des opportunités et des problèmes possibles. Cet exercice comprenait l'utilisation de la modélisation 3D et des visites virtuelles pour aider à anticiper et à se préparer aux problèmes avant le début des travaux.

Cela a également permis à l'équipe d'examiner rapidement et efficacement les solutions de conception et les opportunités de produits, y compris l'approvisionnement des articles à long délai de livraison.

Un exemple consiste à travailler ensemble pour déterminer les luminaires qui devaient être remplacés. L'équipe savait que les unités plus anciennes nécessiteraient de nouveaux appareils résistants à la ligature. Choisir le bon modèle qui limiterait la quantité de travail nécessaire pour l'installer était un travail d'équipe.

Par exemple, l'installation de certains appareils dans des endroits où les plafonds sont en gypse signifierait que le plafond devrait être entièrement reconstruit; dans ces cas, des solutions alternatives ont été recherchées.

Étant donné que la nouvelle installation servirait les personnes confrontées à des problèmes de santé comportementale, bon nombre des produits et matériaux nécessaires nécessitaient des éléments de conception liés à la sécurité. Par exemple, le poste des infirmières d'origine dans l'espace avait été un peu caché aux patients. Et son emplacement et sa conception ont également créé des angles morts où le personnel ne pouvait pas voir les patients.

L'équipe savait qu'un nouveau poste d'infirmières était nécessaire, situé au centre de l'unité, mais pas gênant dans l'espace global. Les membres du personnel clinique voulaient également un poste d'infirmières ouvert qui favorisait l'engagement et éliminait les angles morts où les patients pourraient se cacher.

L'équipe a engagé un artisan pour construire sur mesure une unité durable faite d'un matériau façonnable qui est un mélange de résine acrylique et de minéraux naturels. Le bureau a été estimé à quatre à six mois pour être construit. Ceci est lié à sa construction, qui utilise un processus de thermoformage qui nécessite plusieurs cycles de façonnage, de chauffage et de refroidissement avant de pouvoir être fini et installé.

L'équipe a déterminé que le bureau, avec sa forme et sa conception spécialisées, était essentiel au projet et a coordonné le calendrier du projet autour de son installation éventuelle.

LBA avait déjà travaillé sur le nouvel espace enfants/adolescents plus grand pour CHA. Grâce à leur expérience existante et à celle de Columbia dans le secteur de la santé comportementale, l'achat d'autres articles était plus gérable.

Dès le début, l'équipe a établi des normes hospitalières pour les portes, la quincaillerie, les appareils de plomberie, les couleurs de peinture, les revêtements de sol et les accessoires.

Sans ces options standard en place, le processus global aurait pu prendre des mois pour examiner et approuver chaque option. L'équipe avait déjà établi des contacts avec les fabricants et les fournisseurs, leur permettant d'évaluer rapidement quelles options étaient disponibles et lesquelles ne l'étaient pas.

Un besoin de produit spécifique au site était des armoires qui seraient exceptionnellement durables. L'équipe a sélectionné un produit de qualité marine en polyéthylène haute densité utilisé sur les navires. Ce matériau peut résister à l'impact d'une mer parfois agitée et pèse environ trois fois le poids d'une construction de menuiserie standard.

Face au rapport des soumissionnaires normaux indiquant que le produit ne serait pas disponible, l'équipe a effectué une recherche approfondie et identifié un fournisseur maritime qui ne soumissionnait normalement pas sur des projets de ce type mais qui avait le produit en stock. En plus de l'effort supplémentaire nécessaire pour se procurer des armoires, sa fabrication et son installation ont également pris beaucoup plus de temps que prévu, en raison de son poids et de sa densité.

Plus tard, alors que le projet touchait à sa fin, l'équipe a dû faire face à un autre dilemme d'achat : le besoin de 6 000 vis anti-ligature et inviolables, une grande quantité d'un article spécialisé. L'utilisation de vis inviolables était considérée comme une nécessité dès le premier jour ; les obtenir en coordination avec la livraison de la menuiserie et des portes était le défi.

Pour faire avancer la production, l'équipe a utilisé des vis standard dans l'intention de les remplacer à mesure que les vis inviolables arrivaient. Lorsqu'un dernier lot de 1 400 vis est arrivé près de la date limite du projet, les membres de l'équipe ont passé plusieurs longues journées et nuits à ne rien faire d'autre qu'à retirer les vis d'origine et à insérer les nouvelles dans les menuiseries qui bordaient les couloirs et les armoires utilisées pour contenir les effets personnels des patients et les fournitures d'activité. .

Le thème de la décoration intérieure du nouvel espace a été créé en travaillant avec le personnel clinique de CHA, qui a estimé qu'un thème de plage et d'eau devrait être utilisé dans toute l'unité pour établir une esthétique chaleureuse et apaisante.

Des couleurs subtiles sur le thème de l'océan comme le bleu et le bronzage ont été choisies, ce qui a aidé à guider l'achat de sièges bleu foncé; les bleus, les bronzages et les jaunes du revêtement mural et de la peinture ; et le sol de couleur claire.

L'équipe a également décidé d'inclure trois grandes murales au point d'entrée de l'unité et en face d'une grande salle d'activités et de salle à manger ouverte. Les peintures murales étaient dimensionnées du sol au plafond, deux d'entre elles mesurant 12 pieds et 16 pieds de long chacune. Le fabricant a autorisé des photos de stock ou personnalisées sur ses unités de protection murale. Pour permettre une livraison plus rapide, des images d'archives ont été utilisées.

Avec les rénovations, CHA a eu l'occasion de convertir l'étage, qui était une combinaison de chambres privées et semi-privées, en toutes les chambres privées ainsi que de mettre à jour toutes les salles de bains des patients. Les chambres, dont beaucoup comportaient auparavant deux lits, ont été repensées en huit chambres à occupation simple.

Le personnel clinique de CHA avait déjà rencontré des problèmes avec le stockage des articles nécessaires tels que les effets personnels des patients qui doivent être sécurisés mais accessibles, des fournitures artistiques, des jeux et d'autres matériels d'activités de groupe.

Dans l'unité existante, il y avait des banquettes dans le passage principal qui n'étaient pas nécessaires dans ce programme ; ces espaces ont été réaménagés pour inclure des armoires de rangement verrouillables pleine hauteur qui se glissaient dans les murs du couloir.

Le poste des infirmières auparavant caché a été déplacé dans le couloir ouvert pour aider à centraliser le personnel entre la salle d'attente où les visiteurs sont accueillis et la zone d'activité ouverte, et pour augmenter la visibilité et l'engagement du personnel.

De plus, une nouvelle aire de rassemblement est située au cœur de l'unité en face du poste des infirmières. Pour permettre une expérience patient étendue et lumineuse, tous les espaces de travail du personnel ont été déplacés vers une zone à l'arrière de la maison.

Cette section a été conçue pour inclure une entrée séparée pour le personnel, une salle de repos baignée de lumière naturelle, une salle d'équipe réorganisée avec des outils de conférence intégrés et une zone de documentation pour un travail ciblé.

En fin de compte, le projet a été achevé dans la semaine du délai de neuf mois requis. Seul le poste moulé des infirmières a été livré en retard en raison d'un calendrier de production rigoureux et de plusieurs modifications de conception.

Cependant, l'installation de la station a eu un impact minime sur le projet et est rapidement devenue une caractéristique dynamique et appréciée de l'espace.

Bien qu'il s'agisse d'un projet avec des échéanciers de taille et des besoins pressants, l'engagement de toute l'équipe envers la planification, la communication et le travail en collaboration a été à la base de son succès.

Grâce à leurs connaissances et à leur expertise combinées, les membres de l'équipe ont pu anticiper et garder une longueur d'avance sur les "bouchons de spectacle" potentiels, tandis qu'une prise de décision accélérée a aidé à lutter contre un calendrier serré, même à une époque de chaînes d'approvisionnement potentielles et d'obstacles liés à l'inflation.

Dan Drover est directeur de projet à Columbia (North Reading, Mass.). Il peut être joint à [email protected]. Joan Eagleson est directrice et chef de studio chez Lavallee Brensinger Architects (Boston). Elle peut être contactée à [email protected].